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创新采购模式 规范采购行为 健全管理体系 ——东华理工大学饮食采购配送管理工作实践与探索
 

  在深化高校后勤改革的进程中,如何加强饮食物资配送工作的管理,规范采购配送工作程序,规范物资配送信息化管理,保证食品物资采购的安全,有效降低采购成本,提高伙食质量,建立高效合理的运行机制?东华理工大学在这方面做了有益的实践与探索,学校率先在全省高校后勤中,采用计算机软件系统对饮食配送、仓储管理、食堂成本核算等方面实行电算化管理,取得了明显的社会效益与经济效益。

  学校根据高校后勤社会化改革的需要,于2002年7月组建了“物资配送中心”,承担着全校饮食食堂原材料采购配送任务。2009年根据学校对南昌、抚州两校区后勤整合的工作思路,物资配送中心原则上对两校区的采购配送工作实行统一管理、分区运行、独立核算。目前,物资配送中心承担着南昌、抚州两校区3万余师生饮食就餐的采购配送任务。多年来,我们不断创新采购模式,努力降低采购成本,为稳定学校的饭菜质量和价格发挥积极作用。我们的具体做法和经验是:

  一、整合资源,优势互补,创新采购模式

  学校地处南昌、抚州两大校区,按照“稳步推进、发挥优势、统一管理、分区运行、重点建设、协调发展”的工作思路,我们对南昌、抚州两校区的物资采购配送工作进行了整合。物资配送中心下设抚州校区、南昌校区两个采购配送部,中心对两个配送部实行统一制度,统一管理,分区运行,独立核算。逐步实现了资源共享,优势互补,合理配置,形成采购规模优势,降低采购成本,提高效益的目的。

  如大米招标采购,南昌、抚州两校区食堂的采购总量形成了一定的规模,在价格上具有一定的实惠,抚州当地盛产大米,当地加工大米品质优良,价格合理,低于南昌采购价,经过公开招标,南昌校区食堂的大米从抚州采购配送,比在南昌当地采购可全年节省采购费用约3-5万元。

  再如食用油招标采购,南昌生产食用油厂家较多,具有一定优势,我们把南昌、抚州两校区食堂的采购总量放在一起招标,形成了一定规模,降低了采购成本,经过公开招标,南昌、抚州校区食堂的食用油都从南昌生产厂家采购配送。达到了资源共享、优势互补、降低成本,惠利师生的良好效果。

  二、健全制度,规范行为,形成管理体系

  1、为了加强物资配送工作的管理,规范采购配送工作程序,我们制定了《后勤保障处物资采购配送工作管   理办法》,对采购原则、采购组织、采购范围、采购程序、质量验收、库存管理、采购结算、采购纪律、监督制约等方面都做出了严格规定;对配送中心各岗位工作标准和质量要求、中心员工工作考核分配办法等也制定了内部控制制度,完善了以制度管人,以制度管事的工作机制,使采购配送工作有章可循,形成了一套有效的管理体系。

  同时,我们对采购供应商进行准入制把关,严格按程序索证,做到三证齐全,并每学期对供应商进行诚信度量化考核,对达不到要求标准的取消供货资格,此项举措使供应商变压力为动力,变被动服务为主动服务,诚信度得到明显提高。

  2、在认真履行配送中心工作职责过程中,我们积极推行服务首问责任制、服务过程跟踪制、服务标准承诺制。

  服务首问责任制:要求中心人员对外来办事人员或供货商人员要主动热情服务,属首问人职责范围内能够解决的事,应当立即办理或告知事项,必要时给予解释和帮助,不得推诿拒绝。

  服务过程跟踪制:要求中心人员对本岗位的服务对象要实行全程跟踪服务(包括事前和事后跟踪服务),对服务工作质量、数量、时效、价格,态度等要求是否达标进行检查跟踪,不断提高工作质量和服务效益。

  服务标准承诺制:要求中心人员对本岗位工作质量服务标准,做出公开承诺,接受群众的监督,做出的服务承诺必须践诺,违诺者给予相应的处罚。

  三、把好质量安全关,确保采购安全无事故

  我们始终牢牢把握质量第一、安全第一的思想,坚持大宗物资采购索证制度,坚持采购验收制度,增强责任意识、安全意识,实行责任追究制,杜绝采购“无厂名、无厂址、无商标的三无产品”和假冒伪劣食品。物资配送中心成立近10年来,确保了重大质量安全责任事故发生率为零,保障了师生饮食卫生安全。

  四、实行分类管理,坚持渠道采购

  配送中心按照大宗物资、普通物资和时令蔬菜三大类分别管理,坚持采用不同渠道进行采购,按照比质量、比价格、比服务择优选择供应商。

  大宗物资面向生产厂家,实行公开招标采购。对于大米、面粉、食用油等大宗物资采购是面向正规生产厂家或代理经销商,采用招投标形式选择两家以上厂家供货。为了做到采购招标的公开、公平、公正性和民主监督、阳光操作,学校成立了大宗物资采购招标小组,由校纪委、校工会、计财处、后勤保障处以及饮食中心、食堂经理代表、配送中心等相关职能部门人员参加评标会,体现了招标工作的权威性和公正性。

  普通物资确定供货商直接供货。对于猪肉、禽蛋、鱼类、干货、调料等商品在确定采购对象时,首先实地考察采购对象的资质、信用和商品质量等信息,由评标组集体研究确定采购对象,选择两家以上供货商。

  时令蔬菜,到南昌、抚州当地蔬菜批发市场集中统一采购。每天采购的蔬菜,由各食堂提供计划,报采购核算员进行汇总,采购人员直接到蔬菜批发市场按批发价格集中采购,采购回来,按计划分配到各食堂。

  五、实行“三个公开”,坚持阳光采购

  “三个公开”就是公开当天采购的食品原材料品种、数量、价格。配送中心一直坚持阳光采购,外出采购原则上有3人到场,食堂经理每次参与到南昌采购物资,对采购品种、数量、价格一目了然,使不同渠道采购的物品都置于公开监督之下,确保采购原材料价格低于市场批发价。

  六、加强过程控制,降低采购成本

  配送中心从以下方面加强控制:

  1、米、面、油等大宗物资厂家直接供货,保证了价格低于市场批发价;普通物资确定供货商直接供货,价格一般是市场批发价或略低于批发价。 如抚州猪肉采购,供应商必须按市场价格优惠12.5%的批发价格供应给我们,这做法得到了学校有关部门领导的肯定。

  2、供货商选择两家以上,在份额上我们按照质量好、价格低的供货商占得份额大。供货商不能轻易调价,必须写出申请调价理由及调价依据,配送中心派人进行市场调研核实后与饮食中心一起研究定价。

  3、管理人员、采购员、食堂经理等不定期考察市场,及时掌握市场变化,各种商品价格的变化都在掌控之中。

  七、加强协调沟通,争取饮食中心配合、理解与支持,共同提高伙食质量

  1、配送中心与饮食中心主任之间加强协调沟通,配送主任与食堂经理之间,配送采购人员与各食堂经理、保管员之间加强协调与沟通,达成共识与统一。

  2、配送中心与饮食中心的工作例会邀请对方的中心主任参加例会或召开沟通协调会,提出意见了解情况,互通信息,消除误解。

  3、配送中心外出调研,外出采购,邀请饮食中心人员参加了解市场,了解价格,参与监督。

  4、配送中心把市场价格变动情况及时向饮食中心食堂进行宣传和公示,以便食堂经理及时了解市场物价情况,做出采购物资的判断。

  5、配送中心对食堂的采购计划单及时做出安排,不能按计划时间采购的做出解释和说明。

  八、加强用友软件在物资采购、仓储管理等方面运用,促进物资配送管理走上新台阶

  1、在管理体制上,我们将食堂保管员划归配送中心管理,采购的物资属配送中心管理,食堂从仓库领出物资后归食堂管理,责权分明。

  2、为了进一步规范物资配送信息化管理,学校率先在全省高校后勤中,采用计算机软件系统对饮食配送、仓储管理、食堂成本核算等方面实行电算化管理,食堂经理报采购计划单,餐厅成本核算及保管员出入库单据等全部采用电算化管理。在引进新技术的同时,我们加大了对配送中心管理人员、采购员、保管员及食堂经理的知识培训力度,使之尽快熟练掌握软件的操作技能,适应新的管理方法。使用一年来效果良好,逐步实现了饮食配送物资采购、仓储管理、成本核算等方面的电算化和规范化。

 

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